Description des tâches

- Analyse et automatisation d’un processus complet de génération de contrats d’abonnement
- Mise en place d’un déclenchement récurrent toutes les 8 minutes pour détecter les contrats à traiter
- Interrogation de plusieurs tables MySQL afin de récupérer les contrats non signés ainsi que les informations associées
- Récupération et croisement des données liées au contrat : client final, installateur et souscripteur
- Consolidation des identifiants de contrat pour ne traiter que les dossiers complets présents dans les différents référentiels
- Vérification métier de la validité du dossier avant génération du contrat
- Rechargement du contrat détaillé à partir de l’identifiant consolidé
- Récupération des données sensibles de prélèvement (IBAN / BIC) stockées de manière chiffrée
- Connexion à Azure Key Vault pour récupérer la clé de déchiffrement
- Déchiffrement des données bancaires via Encodian Utilities
- Reformatage des données bancaires pour affichage dans les documents générés
- Préparation des variables métiers : date, tarif, taux de TVA, montant TTC, mails des signataires, options et montants associés
- Traitement détaillé des options du contrat pour alimenter dynamiquement les documents PDF
- Gestion de plusieurs cas métier selon la présence ou non d’un IBAN renseigné
- Génération automatique d’un PDF principal à partir d’un modèle à champs
- Génération d’une annexe PDF complémentaire lorsque certaines données/options sont présentes
- Création des fichiers PDF dans SharePoint pour archivage et exploitation
- Construction d’une enveloppe DocuSign dédiée à chaque contrat
- Ajout des documents principaux et annexes dans l’enveloppe de signature
- Ajout automatique des signataires selon le rôle : souscripteur, client final, installateur ou autres cas spécifiques
- Positionnement des zones de signature / champs DocuSign pour chaque destinataire
- Gestion de scénarios particuliers selon que le client final soit différent ou non du souscripteur
- Envoi automatique de l’enveloppe à signature électronique
- Mise à jour du contrat en base après génération / envoi afin d’assurer le suivi du processus

Moyens utilisés

- Power Automate
- MySQL
- Azure Key Vault
- Encodian Utilities (déchiffrement)
- Encodian PDF (remplissage de formulaires PDF)
- SharePoint
- DocuSign
- Variables, conditions, boucles et expressions avancées Power Automate
- Génération documentaire automatisée

Avec qui

Mission réalisée principalement seul avec échanges réguliers avec les équipes métier et les utilisateurs afin de définir les règles de génération des contrats, les signataires attendus, le contenu documentaire ainsi que les cas particuliers de traitement.

Contexte

Cette mission s’inscrit dans un contexte d’industrialisation de la contractualisation d’abonnements.
L’objectif était de supprimer les manipulations manuelles liées à la préparation des contrats, au remplissage des documents, à la gestion des données bancaires, à la création des enveloppes de signature et au suivi des dossiers envoyés.
Le flux automatise l’ensemble de la chaîne : récupération des données, vérification de cohérence, préparation documentaire, intégration de la signature électronique et mise à jour du suivi métier.

Commentaires

Cette automatisation est un flux structurant car elle combine plusieurs dimensions techniques dans un seul processus : interrogation de base de données, consolidation de référentiels, traitement de données chiffrées, génération de PDF, stockage documentaire, création d’enveloppes DocuSign et pilotage des signataires.
Le flux ne se contente pas d’envoyer un document : il applique une logique métier complète pour vérifier que le contrat est exploitable, enrichir le contenu avec les bonnes options, distinguer les cas avec ou sans IBAN, gérer les annexes et adapter les destinataires selon les relations entre les intervenants.
Cette mission illustre donc une automatisation avancée, à forte valeur métier, où Power Automate joue le rôle d’orchestrateur central entre la base de données, le coffre de secrets, les documents PDF, SharePoint et DocuSign.

Annexes